Peu de choses sont plus importantes pour le succès de votre petite entreprise qu’un processus de gestion des stocks solide et bien conçu. Le problème, c’est que si vous n’avez jamais eu à gérer des stocks auparavant, il est difficile de savoir par où commencer.
La gestion des stocks peut comporter des dizaines de pièces mobiles. La situation est d’autant plus compliquée qu’il n’y a pas une seule bonne façon de gérer les stocks. Ce qui fonctionne pour l’entreprise d’en bas de la rue peut ne pas fonctionner pour la vôtre.
Dans cet article, nous vous donnerons un ensemble de directives universelles que vous pourrez adapter et nous vous expliquerons les principes de base de l’inventaire pour une petite entreprise.
1. qu’est-ce que la gestion des stocks ?
La gestion des stocks est un processus et un ensemble de systèmes permettant de gérer l’inventaire et le stock. Il s’agit d’un sous-ensemble du concept beaucoup plus large de la gestion de la chaîne d’approvisionnement. Pour la plupart des commerces de détail, la gestion des stocks englobe les tâches suivantes:
-Commander le stock
-Stocker le stock
-Vendre le stock
-Suivi des niveaux de stock
2. Maintenir un haut niveau d’organisation
La première étape pour maîtriser votre stock est d’organiser vos articles avec autant de données et d’informations sur les produits que possible. Une gestion des stocks réussie est le résultat direct d’une analyse approfondie des données. En commençant par des données riches et précises sur les produits, vous éviterez les erreurs en cours de route et aurez plus de facilité à examiner les problèmes que vous pourriez découvrir. En général, ces données sont saisies dans un système de point de vente (POS), mais il est également possible (mais très fastidieux) de suivre ces données avec des feuilles de calcul.
Ceci étant dit, voici quelques-unes des données que vous devrez saisir pour chaque produit :
Nom
Département
Catégorie
Fournisseur et ID du fournisseur
Prix de vente
Taux de taxe
3. recevoir les stocks avec précision
Comme pour notre premier conseil, vous devez vous assurer que vous recevez et saisissez le nouveau stock des fournisseurs dans votre système de point de vente aussi précisément que possible. Saisir la mauvaise quantité de produit ou mal étiqueter un produit peut causer un tas de problèmes plus tard. La meilleure façon de s’assurer que vous recevez le stock des fournisseurs avec précision est de créer un processus standardisé et de le suivre chaque fois que vous recevez une expédition.
Voici un exemple de ce à quoi ce processus pourrait ressembler :
La personne qui reçoit l’envoi doit avoir une liste des articles que vous avez commandés ou une copie du bon de commande original.
Le destinataire doit s’assurer que tous les cartons/emballages attendus ont été reçus (c’est-à-dire que rien n’a été oublié dans le camion).
Le destinataire doit déballer toutes les boîtes et comparer leur contenu avec la liste ou le bon de commande.
S’il n’y a pas d’erreur ou de problème, allez-y et entrez les données de l’expédition dans votre système de point de vente, votre tableur ou tout autre système de suivi.
S’il y a des problèmes, prenez-en note et contactez votre fournisseur. Vous pourrez alors saisir le reste de l’envoi dans votre système.
4. utilisez les bons outils
La gestion des stocks est beaucoup plus simple lorsque vous utilisez un logiciel de point de vente. C’est le cas en raison de la quantité de données et du rythme de rotation des stocks dans la plupart des commerces de détail. Si vous essayez de gérer tout cela à l’aide d’un tableur ou d’un crayon et d’un papier, il est fort probable que la tâche commence à ressembler à un fardeau que vous voulez ignorer à la fin d’une journée chargée. De plus, avec autant de pièces mobiles, vous augmentez la probabilité d’erreurs, ce qui peut fausser toutes vos données d’inventaire.
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5. prendre des décisions basées sur des données
L’une des principales raisons d’utiliser un point de vente, en particulier du point de vue de la gestion des stocks, est la variété de rapports que vous aurez à votre disposition. Ces rapports couvrent tout, du volume des ventes par produit à l’analyse de la marge bénéficiaire, en passant par le taux de rotation des stocks et bien plus encore. Grâce à ces informations, vous serez en mesure de prendre des décisions plus éclairées qui vous aideront à façonner votre stratégie commerciale globale. Voici quelques-unes des informations que vous pouvez espérer tirer des capacités de reporting de votre système de point de vente :
Identifier vos articles les plus vendus afin que vous puissiez les garder en stock en priorité.
Surveillez les marges bénéficiaires par produit afin d’identifier les possibilités de renégociation avec vos fournisseurs.
Vérifier la valeur de votre stock à tout moment pour comprendre combien de capital vous avez immobilisé en stock.
6.Mettez en place un processus formel
Bien que des outils tels qu’un point de vente ou un logiciel de gestion des stocks dédié puissent contribuer à simplifier la gestion des stocks et vous permettre de tirer davantage de valeur de vos données, vous devez néanmoins mettre en place un processus global. Deux des méthodes les plus populaires sont la méthode du premier entré, premier sorti et la méthode du coût moyen.
Les entreprises qui utilisent la méthode FIFO s’efforcent de vendre les anciens stocks avant les nouveaux. Pour certains types d’entreprises, comme celles qui vendent des denrées périssables, le FIFO est un moyen nécessaire pour tirer le maximum de valeur du stock. Par exemple, imaginez comment un magasin de proximité stocke les boissons. Les articles placés à l’avant de leurs réfrigérateurs expirent généralement plus tôt que les objets placés à l’arrière.
7.Effectuez régulièrement des inventaires
Même si vous disposez d’un système de point de vente ou d’un outil de gestion des stocks, ainsi que d’un processus de réception des stocks, vous devrez effectuer des inventaires manuels périodiques. En fonction de la taille de votre entreprise, vous pouvez les effectuer sur une base semestrielle, trimestrielle ou même mensuelle.
Ces comptages sont importants car ils servent de sauvegarde à votre système quotidien et peuvent vous aider à découvrir des failles dans votre processus. Si l’idée de prendre le temps de compter tous vos stocks en une seule fois vous semble un peu difficile à réaliser, vous pouvez également effectuer des comptages cycliques.
