En tant que propriétaire de petite entreprise, il est essentiel que vous participiez à la gestion financière de votre entreprise. Voici mes sept principaux conseils en matière de comptabilité et de tenue de livres pour garder les choses simples et vous aider à comprendre comment les informations comptables peuvent accroître le succès de votre entreprise. Par exemple pour connaître le calcul tva suivez le lien bien calculer la tva
Pourquoi la tenue de livres est importante
La tenue de livres est plus qu’un mal nécessaire. Un système comptable précis et robuste est précieux. Une étude rapporte que 20% des nouvelles entreprises échouent au cours de la première année, et 50% au cours des cinq premières années. Les experts estiment qu’un facteur important pour déterminer la survie d’une petite entreprise est la culture financière du propriétaire, y compris sa connaissance des logiciels de comptabilité. Vous n’avez pas besoin de faire la comptabilité vous-même, mais vous devez comprendre comment organiser votre entreprise pour rendre la comptabilité plus efficace et plus précise.
1. Gardez les finances professionnelles et personnelles séparées
C’est une reformulation de la règle d’or donnée ci-dessus. Malheureusement, c’est l’une des règles les plus violées. Même si vous êtes un travailleur indépendant ou un freelance, je vous recommande vivement d’avoir des comptes bancaires et des cartes de crédit distincts qui sont utilisés exclusivement pour les affaires.
En éliminant toutes les transactions personnelles de vos comptes professionnels, vous réduirez considérablement le nombre de transactions que votre comptable doit catégoriser et rapprocher. J’ai personnellement fait la comptabilité de plusieurs petites entreprises où plus de la moitié des transactions de leurs comptes « professionnels » étaient personnelles. Trier vos transactions personnelles prend du temps, coûte cher et peut entraîner des erreurs.
2. Payez-vous un salaire
Les propriétaires de sociétés C et S doivent se verser un salaire raisonnable et le faire passer par le système de paie comme tout autre employé. Cependant, je suggère que les propriétaires indépendants, les pigistes et les partenaires se versent également un « salaire » même si, techniquement, il s’agira d’un tirage du propriétaire et qu’il ne sera pas inclus dans la paie.
Vous verser un salaire renforce la notion que votre entreprise est une entité distincte et réduit la nécessité de violer la règle d’or en faisant en sorte que votre entreprise paie directement vos dépenses personnelles. Au lieu de nombreuses transactions au cours du mois où l’entreprise paie une dépense en votre nom, demandez à l’entreprise de vous faire un chèque par mois que vous déposez sur un compte distinct utilisé pour payer vos dépenses personnelles.
3. Remboursez-vous les dépenses professionnelles
Malgré tous vos efforts, il arrivera que vous payiez une dépense professionnelle avec des fonds personnels. N’oubliez pas que, selon la règle d’or, ces dépenses professionnelles doivent apparaître sur votre compte bancaire professionnel. Pour ce faire, demandez à l’entreprise de vous faire un chèque pour rembourser la dépense que vous avez payée avec des fonds personnels. Ce chèque doit être distinct de votre salaire mensuel.
Le processus pour vous rembourser doit être le même que pour les employés. Dressez la liste des dépenses avec la date, le vendeur et l’objet sur une feuille de calcul et joignez les reçus. Votre entreprise vous fait ensuite un chèque du montant exact. Bien que cela soit un peu fastidieux, cela garantira que votre comptable déduise les dépenses puisqu’elles ont été payées avec un chèque du compte de l’entreprise.
4. Suivre et rembourser le kilométrage professionnel
Votre entreprise peut déduire un taux standard par kilomètre pour tout kilométrage professionnel que vous effectuez en utilisant votre véhicule personnel. Notez la date, les kilomètres et le but de chaque voyage d’affaires et soumettez-le pour remboursement avec vos dépenses mensuelles comme expliqué dans le troisième conseil ci-dessus.
L’entreprise ne devrait pas payer directement les dépenses de votre véhicule personnel, même pour le carburant qui sera utilisé entièrement pour les affaires. Vous devriez utiliser les 57,5 centimes par kilomètre reçus de l’entreprise pour payer votre carburant et votre entretien.
5. Gardez vos reçus
Bien que les systèmes de comptabilité ne s’appuient pas sur les reçus pour identifier les transactions, le service des impôts exige des reçus pour toutes les déductions fiscales. Une méthode ancienne de conservation des reçus consiste à avoir un dossier pour chaque fournisseur où vous placez les reçus papier. Une méthode plus récente consiste à scanner les reçus et à joindre une copie électronique du reçu à la transaction dans votre logiciel de comptabilité. C’est une fonction assez agréable que de nombreux programmes de comptabilité incluent gratuitement.
6. Externaliser la paie
Selon une étude, 50% des petites entreprises externalisent leur comptabilité de paie. Je vous recommande vivement de faire de même. L’émission des chèques de paie, la retenue des impôts des employés et la déclaration des salaires sont des processus lourds qui peuvent être externalisés facilement pour un prix raisonnable. De nombreux fournisseurs de paie s’intègrent même à votre logiciel de comptabilité afin que les écritures comptables nécessaires soient chargées automatiquement.
Si vous externalisez la paie, je vous recommande d’ouvrir un compte chèque professionnel distinct dédié uniquement à la paie afin que votre fournisseur de paie n’ait pas accès à votre compte principal. De plus, lorsque les temps sont durs, vous pouvez vous assurer qu’il y a de l’argent sur le compte de paie, même si votre compte principal est à découvert. Il y a peu de choses pires pour le moral des employés que des chèques de paie rebondis.
7. Engagez un pro pour configurer votre logiciel de comptabilité
Il y a beaucoup de bons choix pour les logiciels de comptabilité pour petites entreprises mais configurer correctement un logiciel de comptabilité est compliqué. Plus le logiciel est adapté à votre entreprise, plus il sera facile et avantageux à utiliser. Environ 82% des experts interrogés pensent que la configuration initiale d’un système de comptabilité informatique pour les petites entreprises devrait être effectuée par un professionnel.
Embauchez un pro pour personnaliser votre plan comptable, vos produits et services, vos clients, vos fournisseurs et vos factures. Veillez à ce qu’il vous montre comment apporter des modifications à ces listes si nécessaire. Une fois que ces listes sont complètes, les opérations quotidiennes telles que l’émission de factures et le paiement de factures sont très faciles.
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